行政書士と電子文書管理⑨

行政書士と電子文書管理⑨ 電子文書を既存システムから長期保存システムに移行する場合、元の文書との同一性確証の問題が生ずる。 自治体では文書をマイクロフィルムで長期保存する場合は、「マイクロフィルム保存規定」に従って行っている。規定に従ってマイクロフィルムに変換した場合は、元文書との同一が認められるというわけだ。

「マイクロフィルム保存規定」の内容は

①決められた責任者のもとで変換を行う。

②決められたプロセスで変換を行う。

③変換記録を管理台帳に記録する。

である。

以下に自治体における「マイクロフィルム保存規定」例を示す。 https://www.pref.wakayama.lg.jp/prefg/010100/reiki/reiki_honbun/k501RG00000022.html

同様に、電子文書を長期保存システムに移行する場合は何らかの規定が必要ではないかと私は思う