行政書士と電子文書管理⑤

行政書士と電子文書管理⑤ 電子文書に限らず、管理文書には、企業や組織に対してはJIS規格（JISX0902）が定められている。行政書士法人にもこのJIS規格が適用されるのは言うまでもない。

JIS規格の内容は ①どのような記録を作成するか、どのような情報を記録とするか。 ②どうような形式及び構成で記録を作成し取り込むか、および、利用する技術を決定する。 ③どのようなメタデータを作成し、どのように記録に結びつけ管理するか。 ④記録をどのくらい長期保存するか決定する。 ⑤利用要求を支援するため、どうように記録をまとめるか決定する。 ⑥活動の正式な記録を持たないことによるリスクを査定する。 ⑦業務上の要求および社会の期待に応えるために、記録を作成し保存する。 ⑧法律および規制の要求、適用される標準及び組織法人に従う。 ⑨記録は安全で危険のない環境のもとで確実に維持する。 ⑩必要及び要求される期間だけ、確実に維持する。 ⑪プロセスの効果、効率または品質を改善するための機会を確認し、評価する。 文書を作成することを業務とする行政書士は文書管理JISについて留意することは言うまでもないはずだ。