行政書士と電子文書管理④

行政書士と文書管理④ 電子文書管理で重要なのは、メタ文書管理である。

メタ文書管理とは、 ①文書が作成された背景 ②内容 ③取得 ④利用 ⑤維持 に関する情報を記載した文書を管理することである。 電子文書のメタ文書管理をする方法には ①文書管理台帳で管理 ②個々の文書の一部として管理する方法がある。 電子文書の管理の場合、データベースで行われることが多いがエクセルで管理することもできる。もちろん、電子文書の場合は、 保存媒体ごとに識別子を付与し、媒体IDを作成し、メタ電子文書管理することもできる。

管理台帳の管理項目であるが ①文書分類 ②行政文書ファイル名 ③作成者 ④作成（取得時期）保存期間　保存満了期限 ⑤媒体の種別 ⑥保存場所 ⑦管理担当者 ⑧保存期間満了時の措置結果 ⑨備考 である。私のような超売れっ子行政書士の場合は、メタ文書管理をしないと仕事をやっていけなくなる。