行政書士と電子文書⑧

行政書士と電子文書管理⑧ 紙文書をスキャナーで電子文書化した場合、電子化責任者の電子署名及びタイムスタンプを付与することにより、電子の文書の真正性を保証することができる。

もちろん、紙原本の署名や押印も電子化責任者の電子署名及びタイムスタンプ付与した時点で真正性が保証される。

紙文書の電子化に関するJIS規格もある。このJIS規格により、電子化文書の保存ファイル形式は、TIFFまたはPDFが推奨されている。

ただし、国税関係や医療関係紙文書の電子化は基準がないので、真正性は保証されない。

注意しなければならないのは、国税や医療関係などの紙文書の電子化については法令によりタイミングが決められているものもあるということである。タイミングを失すると紙紙文書で保存し続けなければならない。

タイミングとしては、国税関係書類（証拠書類）は１週間以内が目安とされている。